Zeitmanagement in der modernen Gesellschaft. Warum Menschen nicht genug Zeit haben und wie man lernt, mit allem Schritt zu halten. Grundregeln für die effektive Verwaltung einer temporären Ressource. Zeitmanagement ist die Fähigkeit, den Zeitaufwand für bestimmte Aktivitäten zu kontrollieren, mit Bedacht zu verwalten, die Effektivität Ihrer Arbeit zu analysieren und zusätzliche Ressourcen zu finden, wodurch die Produktivität gesteigert wird. Solche Fähigkeiten geben einer Person die Möglichkeit, nicht nur mit den geplanten Aktivitäten Schritt zu halten, sondern sie effizient zu erledigen und Spaß zu haben. Die Wissenschaft, die den Prozess der Planung und Verwaltung der eigenen oder fremden Zeitressourcen untersucht, wird Zeitmanagement genannt.
Die Notwendigkeit des Zeitmanagements
Das Thema Zeitmanagement auf staatlicher Ebene entstand und wurde in Russland bereits in den 1920er Jahren ernsthaft untersucht. Es wurden verschiedene Theorien und Methoden zur Steigerung der Effizienz von Aktivitäten vorgeschlagen, unter anderem durch die Organisation der persönlichen Effektivität jeder einzelnen Person.
In den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts wurde die Idee eingeführt, dass das persönliche Zeitmanagementsystem auf dem effektiven Denken des Einzelnen basieren sollte, das es zu entwickeln gilt. Erst 2007 entstand an einer der Moskauer Universitäten eine Abteilung für Zeitmanagement. Einerseits ist Zeit keine grenzenlose Ressource, daher ist es nicht verwunderlich, dass uns diese oft fehlt. Aber andererseits ist die Zeitdauer für jeden am Tag gleich. Warum also schaffen es manche bei gleichem Preis viel mehr als andere und erzielen dadurch ein höheres Ergebnis? Es geht nicht um die Anzahl der Stunden, sondern um die Effizienz ihrer Nutzung.
Viele Menschen irren sich, wenn sie glauben, dass Zeitmanagement nur für Manager bei der Arbeit und Menschen, die pathologisch nichts tun, notwendig ist. Tatsächlich muss jeder die Kunst des Zeitmanagements erlernen, um nicht nur im Beruf, sondern auch im Leben erfolgreich zu sein. Die Aufgabe des Zeitmanagements besteht nicht darin, Sie in irgendeinen Rahmen zu treiben. Im Gegenteil, durch die Planung können Sie diesen Rahmen erweitern, da Sie selbst nicht merken, wie viel Zeit bei richtiger Verwendung freigesetzt werden kann. Um die Wissenschaft des Zeitmanagements zu meistern, dauert es bei manchen Wochen und bei anderen Monate. Es hängt alles von mehreren Faktoren ab:
- Willenskraft … Ohne diese Charaktereigenschaft ist es grundsätzlich schwierig, Ergebnisse zu erzielen. Wenn also beim ersten Mal etwas nicht geklappt hat, müssen Sie nicht aufgeben. Sie müssen herausfinden, warum es nicht geklappt hat, und es erneut tun.
- Frühere Planungsfähigkeiten … Wenn eine Person einige ihrer Aktionen planen kann, z. B. Einkaufen, Erholung, Veranstaltungen, dann sollte sie mit den Grundprinzipien der Planung vertraut sein. In diesem Fall ist es für ihn einfacher zu lernen, wie man mit der Zeit umgeht, als für jemanden, der sein ganzes Leben lang improvisiert lebt. Trotzdem ist für die zweite Kategorie von Menschen nichts unmöglich, es kann nur etwas länger dauern.
- Unterstützung … Wie oft tut eine Person etwas für das Unternehmen: beginnt oder hört auf zu rauchen, geht ins Fitnessstudio, besucht irgendwelche Veranstaltungen. Es ist sehr wichtig, Unterstützung von geliebten Menschen zu bekommen. Wenn sich also das ganze Team oder die ganze Familie dafür entscheidet, die Kunst des Zeitmanagements zu verstehen, wird das Ergebnis viel schneller erreicht.
Tabu bei der Zeitplanung
Bevor Sie lernen, wie Sie Ihre Zeit verwalten, müssen Sie analysieren, was 24 Stunden dauert. Nachdem Sie in Stunden und Minuten mindestens einen Tag Ihres Tages gekritzelt haben, können Sie sehen, dass der größte Teil der kostbaren Ressource verschwendet ist.
Betrachten wir die wichtigsten Tabus im Zeitmanagement:
- Langer Schlaf … Sie können nirgendwo hingehen - Sie müssen schlafen, damit Sie die Kraft haben, die restliche Zeit effektiv zu verbringen. Gesunder Schlaf ist 8 Stunden. Aber vor dem Mittagessen zu schlafen ist ein unkluges Zeitmanagement.
- Telefongespräche … Das Telefon spart und verschwendet Ihre Zeit. Einerseits können Informationen schneller empfangen oder übertragen werden. Aber andererseits nimmt leeres Gerede manchmal den größten Teil des Tages weg.
- Fernsehen und Spiele spielen … Natürlich müssen Sie sich ausruhen, und jeder versteht die Bedeutung dieses Wortes auf seine Weise. Aber das Anschauen der nächsten Serie oder eines neuen "Shooters" wird weder mit neuer Kraft aufladen noch nützlich sein.
- Schlechte Gewohnheiten … Menschen mit ungesunden Gewohnheiten wie dem Rauchen nehmen sich tagsüber viel Zeit für Rauchpausen. Es scheint, dass das Trinken einer Tasse Kaffee oder das Rauchen eine Sache von 2-3 Minuten ist, aber unser Tag besteht aus diesen Minuten.
Jeder kann ein paar Punkte mehr in seiner Routine finden, wo er seine Zeit verbringt, und versuchen, sie aus seinem Leben zu entfernen oder zumindest zu reduzieren. Je früher ein Mensch dies versteht, desto eher lernt er, seine Zeit zu schätzen und sinnvoll zu verbringen.
Rat! Die vergangene Zeit braucht man nicht zu bereuen. Dies ist eine völlig nutzlose Übung, da sie nicht zurückkommt. Es ist besser, von jetzt an zu lernen, seinen nutzlosen Abfall nicht zuzulassen.
Besonderheiten des Lehrzeitmanagements
Es gibt verschiedene Techniken, die die Grundlagen des Zeitmanagements vermitteln. Viele thematische Informationen zu diesem Thema finden Sie im Internet. Aber es ist besser, wenn ein Profi die Geheimnisse mit Ihnen teilt. Die gestiegene Nachfrage nach Studien zu diesem Thema schafft ein Angebot. Und heute wird in unserem Land Literatur in großen Mengen gedruckt und es finden verschiedene Schulungen zum Zeitmanagement statt.
Die Ausbildung ist eine der Lehrmethoden, die es Ihnen ermöglicht, sich durch direkte praktische Ausbildung die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten anzueignen. Sein großer Vorteil besteht darin, dass der Student nicht nur alle angegebenen Informationen wahrnimmt, sondern das Erlernte sofort in der Praxis anwenden kann. Es gibt Live-Kommunikation mit dem Coach und einer Gruppe von Gleichgesinnten.
Trotz der gleichen Grundprinzipien des Zeitmanagements können Schulungen unterschiedlich aufgebaut sein. Jeder Trainer bestimmt selbst, wie es ihm leichter fällt, seine Erfahrungen dem geschulten Publikum zu vermitteln. Zeitmanagement-Kurse bieten eine Reihe von Regeln oder Aktivitäten, die befolgt werden sollten, um die Fähigkeit zum Zeitmanagement zu entwickeln.
Sie müssen jedoch verstehen, dass die Reise zum Training selbst, auch wenn es von einem hochqualifizierten Spezialisten durchgeführt wird, ohne eigene Bemühungen nutzlos ist. Planen, Pläne in wichtige und weniger wichtige, dringende und verspätete Aufteilungen einteilen - all dies muss selbst erledigt werden.
Eine andere zugänglichere Möglichkeit, Informationen zum Umgang mit Leben und Zeit zu erhalten, ist die Fachliteratur. Viele Bücher wurden zu diesem Thema sowohl von ausländischen als auch von inländischen Autoren geschrieben. Viele von ihnen sind leitende Trainer, sodass Sie sich mit dem Material vertraut machen können, bevor Sie an der entsprechenden Schulung teilnehmen. Der Vorteil des Buches gegenüber der Schulungssitzung ist der niedrigere Preis, die Möglichkeit, es zu einem geeigneten Zeitpunkt zu lesen und erneut zu lesen, Notizen zu machen.
Beliebte Bücher aus dem Jahr 2016, die Ihnen zeigen, wie Sie die Zeit effektiv managen können, sind:
- "Maximale Konzentration". Geschrieben von Lucy Joe Palladino;
- "Eine einfache Möglichkeit, mit dem Aufschieben aufzuhören." Geschrieben von Neil Fiore;
- "Muse und das Biest". Geschrieben von Yana Frank;
- "Essentialismus". Geschrieben von Greg McKeon;
- "Wie man die Dinge in Ordnung bringt." Geschrieben von David Allen;
- Zeit fahren. Autor Gleb Archangelsky;
- „365 Tage eines kreativen Menschen. Tagebuch ". Geschrieben von Yana Frank;
- "Gutes Jahr. Marketer's Weekly". Gepostet von Igor Mann;
- „Wie man 4 Stunden pro Woche arbeitet“. Geschrieben von Tim Ferris;
- „Die Kunst des Durchhaltens“. Geschrieben von Alan Lacaine.
Grundregeln für ein effektives Zeitmanagement
Wenn eine Person den ersten Schritt gemacht hat, das Problem der falschen Planung ihrer Zeit gesehen hat und es in naher Zukunft lösen möchte, ist es notwendig, einige Geheimnisse des Zeitmanagements zu verstehen. Die folgenden Richtlinien werden Ihnen helfen, Ihre Zeit richtig einzuteilen.
Beseitigung von "Fällen-Parasiten"
Die Herausforderung besteht darin, Ihren Tag zu analysieren und ihn so detailliert wie möglich zu planen. Es ist notwendig, nicht nur nützliche Taten aufzuschreiben, die abgeschlossen wurden. Dazu gehören auch Entspannung, Kommunikation und andere Aktivitäten. Jetzt müssen Sie die Punkte markieren, die Zeit sparen können, ohne Schaden zu nehmen. Dies sind "Parasitenfälle", die wertvolle Minuten stehlen. Um alle nutzlosen Aktivitäten auszuschließen, müssen Sie mehr als einen Ihrer Tage analysieren, aber das Ergebnis lässt nicht lange auf sich warten. Wenn Sie eine Woche auf Ihrer To-Do-Liste verbringen, können Sie in Zukunft viel mehr Zeit sparen, indem Sie unnötige Dinge aus Ihrem Zeitplan streichen.
Planen eines Zeitplans
Indem Sie "Parasitenfälle" aus Ihrem Zeitplan eliminieren, können Sie mit einer rationalen Zeitplanung beginnen. Erfolgreiche Menschen planen ständig ihre Zeit und steigern so die Produktivität ihrer Aktivitäten.
Die Planung sollte nicht im Kopf, sondern auf dem Papier erfolgen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein ledergebundenes Tagebuch oder ein einfaches Stück Papier handelt. Es ist notwendig, die Fälle in der Reihenfolge ihrer Bedeutung aufzuschreiben. Wenn im Laufe des Tages eine neue Aufgabe entsteht, sollte diese unter Berücksichtigung der Priorität gegenüber der zuvor geplanten ebenfalls in Ihren Plan geschrieben werden. Abgeschlossene Fälle sollten aus der Liste gestrichen werden. Es gibt Kraft und regt zu fruchtbarer Aktivität an.
Die Planung sollte von mehr zu weniger erfolgen. Von Plänen für das Jahr, reibungslos zu Plänen für jeden Tag. Für jede Aufgabe sollten bestimmte Fristen festgelegt werden.
In Zeitmanagement-Trainings empfehlen Trainer oft, einen Baum als Verkörperung des großen Hauptziels zu zeichnen. Die sich daraus ergebenden Zweige sind kleine Aufgaben, die auf dem Weg dorthin gelöst werden müssen. Jeder Zweig kann viele Male verzweigen, bis die Aufgaben in kleine, übersichtliche und verständliche aufgeteilt sind. Natürlich ist das Zeichnen von Bäumen bei der Planung für jeden Tag nicht notwendig, aber die Visualisierung Ihres Plans lohnt sich. Im Zeitmanagement gibt es eine 10/90-Regel. Es ist wie folgt formuliert: 10 % der Zeit, die Sie damit verbringen, eine Aufgabe zu planen, spart 90 % der Zeit, die Sie für die Ausführung benötigen.
Willenskraft aufbauen
Es reicht nicht aus zu lernen, wie man seine Zeit richtig plant. Es ist notwendig, den skizzierten Plan zu befolgen. Aber es kommt oft vor, dass Sie morgens mit schmerzendem Kopf aufgestanden sind und keine Übungen machen wollten; kam müde von der Arbeit nach Hause und besuchte keine Kurse; Ihr Lieblingsfilm läuft im Fernsehen und Sie haben den Termin verschoben. Die Organisation Ihres Tages beginnt damit, sich selbst zu organisieren. Wenn es zunächst schwierig ist, auf Ihre Lieblingssendung zu verzichten, können Sie sie sehen, indem Sie den Fernseher in die Küche stellen und zu diesem Zeitpunkt das Abendessen kochen. Wer morgens im Nieselregen keine Lust auf seinen geplanten Lauf hat, kann seinen Musikplayer mitnehmen und schon steigt die Laune. Die geplanten Fälle müssen nicht aufgegeben werden, es lohnt sich, einen Kompromiss zu suchen und sie mit Freude zu erfüllen.
Priorisierung
Der schwierigste Teil der Kunst des Zeitmanagements besteht darin, die richtigen Prioritäten zu setzen und das Hauptziel und die Nebenziele hervorzuheben. Auf diese Weise können Sie Aufgaben in der Liste richtig anordnen.
Nachdem die Hauptaufgaben identifiziert wurden, ist es notwendig zu analysieren, welche Folgen auftreten, wenn sie erledigt oder nicht rechtzeitig erledigt werden. Wenn Sie die Hauptsache richtig hervorheben, können Sie sehen, dass die Verletzung der Fristen für die Durchführung der Hauptaufgabe schwerwiegende Folgen haben wird.
Die wichtigsten und schwierigsten Dinge erledigt man am besten morgens. Während dieser Stunden ist das Gehirn ausgeruht, das Bewusstsein ist klar, die Aufmerksamkeit ist maximal konzentriert. Es gibt Situationen, in denen für die Erledigung einer Aufgabe weniger Zeit eingeplant ist als tatsächlich aufgewendet wird, und zwar aus Gründen, die außerhalb der Kontrolle einer Person liegen. Wenn Sie also wichtige Dinge für den Nachmittag planen, werden diese möglicherweise nicht rechtzeitig erledigt, was schwerwiegende Folgen hat.
Alle Fälle können bedingt in vier Gruppen eingeteilt werden: dringend und wichtig; wichtig, aber nicht dringend; dringend, aber nicht wichtig; nicht dringend und nicht sehr wichtig. Es wird empfohlen, die Dinge in der folgenden Reihenfolge in Ihr Tagebuch einzutragen:
- wichtig und dringend;
- dringend, aber weniger wichtig;
- wichtig, aber nicht dringend;
- Sonstiges.
Nach einer der Regeln des Zeitmanagements (Pareto-Regel 20/80) können durch die richtige Priorisierung bis zu 80% Ressourcen eingespart werden. Es ist wie folgt formuliert: 20% der Aktivitäten, die für die Hauptaufgaben aufgewendet werden, bringen 80% der Wirksamkeit; 80 % der Tätigkeiten, die für die Durchführung unbedeutender Aufgaben aufgewendet werden, bringen wiederum nur 20 % des Ergebnisses. Dies legt wiederum nahe, dass es notwendig ist, das Wichtige hervorzuheben und das Unnötige zu verwerfen.
Festlegung von Arbeitsbedingungen
Um die Fähigkeit zum Zeitmanagement zu entwickeln, müssen Sie für jede Aufgabe klare Fristen setzen. Andernfalls kann es auf unbestimmte Zeit verschoben werden. Mit einer bestimmten Frist für die Erledigung einer Aufgabe strebt eine Person danach, rechtzeitig zu sein. Dies wird durch die gesteigerte Produktivität der Schüler am Tag vor der Sitzung belegt, dieses Beispiel wird oft während Schulungssitzungen gegeben. Manchmal ist es sinnvoll, solche Fristen selbst zu setzen, um sich so gut wie möglich auf die Erledigung der Aufgabe zu konzentrieren, um Ihr ganzes Potenzial zu mobilisieren. Übertreiben Sie Experimente mit Fristen nicht. Dies kann zu Überanstrengung, Kraftverlust und anderen negativen Folgen führen. Im Gegenzug hilft die Arbeit, die anfällt, nicht nur Zeit, sondern auch Energie zu sparen. Wenn alle kleinen Schwierigkeiten, die auf dem Weg zum Hauptziel auftreten, sofort gelöst werden, haben sie keine Zeit, sich in einen Schneeball unlösbarer Probleme zu verwandeln. Wenn alle Aufgaben erledigt sind, aber Kraft und Zeit es Ihnen erlauben, die zusätzliche Aufgabe zu bewältigen, müssen Sie sie nicht verschieben. Nachdem eine Person die heute für morgen geplante Aufgabe erledigt hat, wird sie sicher sein, dass sie Zeit hat, alle für den nächsten Tag geplanten Aktivitäten abzuschließen. Sie sollten den Abschluss von Fällen, die heute begonnen und nicht innerhalb der Ihnen selbst gesetzten Frist abgeschlossen wurden, nicht verschieben. Jede Aufgabe wird schneller gelöst, solange Sie sich darauf konzentrieren. Durch das Verschieben der Fertigstellung der Arbeit auf morgen zwingt sich eine Person, sich neu abzustimmen und sich darauf zu konzentrieren, und dies ist zeitaufwändig.
Delegation und Automatisierung
Vor Hilfe braucht man keine Angst zu haben. Darüber hinaus muss die Möglichkeit genutzt werden, die Ausführung von Aufgaben einer anderen Person zu übertragen. Nicht immer lässt sich ein gutes Ergebnis nur alleine erzielen. Es ist rentabler, Zeit damit zu verbringen, einer anderen Person einmal eine bestimmte Aufgabe beizubringen, als es ständig selbst zu tun. Vor allem, wenn es nicht in der Kategorie der wichtigsten enthalten ist. So kann die frei werdende Zeit für wichtigere Aufgaben verwendet werden.
Eine ebenso wichtige Rolle für ein effektives Zeitmanagement spielt die Automatisierung bestimmter Prozesse: automatische Sortierung von E-Mail-Benachrichtigungen, automatische regelmäßige Zahlungen und so weiter. Alles, was ohne Ihre Teilnahme funktioniert, spart zusätzliche Zeit.
Volle Ruhe
Sie müssen nicht nur Ihre Arbeitszeit, sondern auch Ihre Ruhe planen. Darüber hinaus empfehlen viele Experten, ab diesem Zeitpunkt mit dem Ausfüllen Ihres Tagebuchs zu beginnen. Ohne angemessene Ruhe kann eine Person nicht produktiv arbeiten, daher darf diese Erfolgskomponente nicht vergessen werden.
Manche Leute, um so pünktlich wie möglich zu sein, verweigern sich bewusst alle Freuden und versuchen, jede Minute geschäftlich zu verbringen. Infolgedessen sinkt die Produktivität, da sich eine müde Person nicht konzentrieren und schnelle und weise Entscheidungen treffen kann.
Die Erholung sollte vollständig sein. Wenn Sie Zeit mit Familie oder Freunden verbringen, müssen Sie Spaß an der Kommunikation haben und dürfen nicht über neue Geschäftspläne oder einen Plan für ein Treffen mit einem Partner im Kopf nachdenken. Und dies wird der Sache nicht helfen und Unzufriedenheit bei nahen Menschen hervorrufen. So verwalten Sie die Zeit - Sehen Sie sich das Video an:
Die Fähigkeit, Ihre Zeit zu verwalten, ermöglicht es einer Person, erfolgreich und glücklich zu sein. Daher wird es nicht überflüssig sein, diese Kunst nicht nur für den Kopf, sondern auch für die Hausfrau zu verstehen. In verschiedenen Quellen kann man unterschiedlich viele Methoden, Techniken und Regeln für ein effektives Zeitmanagement aufzählen, aber alle laufen auf die gleichen Prinzipien hinaus: kompetente Planung und Priorisierung. Jeder, der die Grundlagen dieser Wissenschaft beherrscht, wird in der Lage sein, seine eigenen Regeln für den Umgang mit Leben und Zeit zu formulieren.
